Asistente ejecutivo

Asistente Ejecutiva

Objetivo:

Apoyar, controlar y dar seguimiento a los asuntos de Dirección General y actividades administrativas, conforme a las políticas y procedimientos internos de la Compañía, con el propósito de contribuir a una gestión eficiente y al cumplimiento de los objetivos de la Compañía.

Funciones y atribuciones:

1. Administrar la agenda de Dirección General, coordinando reuniones internas y externas, compromisos y prioridades.
2. Coordinar viajes nacionales e internacionales: vuelos, hospedaje, transportación, itinerarios, visas y comprobación de gastos de la dirección general y de personal gerencial del grupo en visita.
3. Gestionar llamadas, correos, correspondencia y solicitudes dirigidas a y emitidas por Dirección General, asegurando su correcta atención, archivo y seguimiento.
4. Preparar, revisar y dar formato a presentaciones, reportes, comunicaciones, documentos y contratos a firmar por la Dirección general y otros documentos ejecutivos, en español e inglés.
5. Recopilar y consolidar información de las diferentes áreas para reuniones, reportes y toma de decisiones.
6. Actuar como enlace entre Dirección General, el equipo gerencial, corporativo, clientes, autoridades y otros grupos de interés.
7. Coordinar visitas ejecutivas, eventos sociales o corporativos, reuniones gerenciales y actividades institucionales.
8. Mantener actualizados y organizados los archivos, directorios, documentos y registros de Dirección General.
9. Gestionar requisiciones, órdenes de compra, pagos, comprobaciones y servicios relacionados con la oficina de Dirección General y asegurar el buen order de la oficina de Dirección General.
10. Gestionar información sensible y confidencial de acuerdo con las políticas y estándares de confidencialidad de la compañía
11. Asegurar una atención profesional y oportuna a colaboradores, visitantes y contactos externos.
12. Fungir como Auxiliar administrativo del departamento de Finanzas, Legal y Administración si fuese necesario.

Realizar otras actividades administrativas relacionadas con la naturaleza del puesto.

Estudios:

• Universitario: Administración, Legal o afín.

Experiencia Deseable:

• 3 años

Idiomas:

• Ingles avanzado.

Conocimientos Técnicos:

• Manejo del sistema SAP
• Manejo completo de Microsoft office, especialmente Outlook, Word, Excel, PowerPoint y Teams.
• Manejo de plataformas de videoconferencia y herramientas digitales de colaboración.

Basado en Villahermosa, Tabasco

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