Office Manager

Objetivo del puesto:

Coordinar y asegurar la operación administrativa y logística del departamento de Mercadotecnia, facilitando el desarrollo de campañas, eventos, proyectos y actividades comerciales mediante la gestión de proveedores, compras, presupuestos, materiales, agendas, recursos y seguimiento de proyectos.

Responsabilidades principales:

A. Administración del departamento de Mercadotecnia

• Coordinar las actividades administrativas del área.
• Dar seguimiento al presupuesto anual y mensual.
• Controlar órdenes de compra, cotizaciones, facturas y pagos.
• Preparar reportes administrativos para la Dirección
• Dar seguimiento a pendientes y compromisos derivados de reuniones.

B. Coordinación de proveedores y agencias

• Gestionar proveedores de publicidad, diseño, impresión, producción, eventos, medios, promocionales y servicios digitales.
• Dar seguimiento a entregables, fechas y condiciones acordadas.
• Verificar que los servicios contratados cumplan con las especificaciones solicitadas.
• Apoyar en negociaciones de costos y condiciones comerciales.

C. Campañas y proyectos de Mercadotecnia

• Dar seguimiento administrativo y logístico a campañas de marketing.
• Elaborar y actualizar cronogramas de proyectos.
• Dar seguimiento a responsables y fechas compromiso.
• Coordinar la producción y distribución de materiales publicitarios.
• Apoyar en la organización de lanzamientos, activaciones y eventos.
• Coordinar la logística entre agencias, proveedores y equipos internos.

D. Eventos y actividades corporativas

• Coordinar logística de eventos de Mercadotecnia.
• Gestionar proveedores de montaje, mobiliario, impresión, alimentos, audiovisuales, promocionales, etc.
• Preparar reportes de cierre y comprobación de gastos.

E. Materiales y recursos de Marketing

• Administrar inventarios de materiales promocionales.
• Supervisar el correcto uso de materiales de marca.
• Coordinar entregas a sucursales, clientes, eventos o equipos comerciales.

El Office Manager deberá mantener una comunicación constante con:

• Ventas
• Recursos Humanos
• Compras
• Diseño
• Operaciones
• Agencias externas

Perfil requerido

Licenciatura (Titulado) en:

• Mercadotecnia
• Administración
• Comunicación
• Negocios
• Relaciones Comerciales
• Publicidad
• Administración de Empresas
• o carrera afín.

Experiencia: 3 a 5 años de experiencia realizando las actividades anteriormente mencionadas.

Conocimientos en:

• Excel intermedio/avanzado.
• PowerPoint.
• Outlook / Google Workspace.
• Deseable conocimiento de CRM, ERP o plataformas de gestión de proyectos.

Importante: No necesariamente debe ser un especialista en publicidad o marketing. Su principal fortaleza debe estar en organizar, coordinar, controlar y dar seguimiento a la operación de Mercadotecnia.