Coordinador Administrativo Jr (Tulum)

Propósito

Se requiere un coordinador o Gerente Jr con conocimientos en estimados de costo, programas de obra y que conozca la metodología de Axioma de administración de proyectos.

Responsabilidades

• Maneja eficientemente las herramientas tecnológicas disponibles: Procore, Primera Base, Teams, Sharepoint, Lapzo.
• Documenta procesos y decisiones del cliente por medio de correos, cartas, minutas firmadas por el cliente.
• Conoce datos importantes del proyecto, cliente, proveedores y del día a día del proyecto a nivel relaciones interpersonales.
• Entrega de información al gerente de proyecto en tiempo para la integración de estatus semanal de avance del proyecto.
• Puntualidad en las juntas con cliente y respeto de los horarios asignados para ellas.
• Detecta y aprovecha la necesidad del cliente para ofrecer servicios adicionales.
• Establece relaciones a largo plazo con su cliente a través del entendimiento de su negocio.
• Mantiene una relación cercana y cordial con el cliente y/o sponsor.
• Identifica y aporta elementos de valor agregado para el cliente.
• Prepara informes de avances con alta calidad para el cliente (Status semanal y mensual).
• Registra, documenta y da seguimiento a los acuerdos y solicitudes del cliente durante las juntas.
• Administra y resguarda el archivo administrativo del proyecto, tiene las carpetas ordenadas, con índices y a la mano; separadas por áreas y por proveedor.
• Participación activa, tomar notas, tener lista la sala de juntas, llevar la agenda, llevar el tiempo de acuerdo a la agenda en juntas semanales, convocadas por el Gerente de Proyecto, internas y con cliente y proveedores.
• Señalar focos amarillos, naranjas y rojos al gerente y equipos de trabajo con respecto a la información que maneja, como: desviaciones de presupuesto, retraso en pagos, retraso en entrega de información por parte de los proveedores, falta de documentos para realizar contratos y/o fianzas.
• Uso diario de metodología, formatos y acciones basadas en la forma de administrar proyectos Axioma.
• Asegura la calidad de obra, a través del control diario de la misma, exigencia a los contratistas y medición de procesos constructivos, solicitando la generación de un reporte semanal por contratista, el que se deberá entregar al gerente de proyecto.
• Llevar un programa de tareas de su área en Project o Excel de acuerdo a cómo lo desarrolle el gerente, marcarlo y controlarlo de manera semanal: qué pendientes tengo, qué se hizo, qué quedó pendiente, qué es urgente y qué es importante.
• Entrega de información al gerente de proyecto para la integración de estatus semanal.
• Solicita en tiempo y forma las facturas e ingresa a programación con relación al acuerdo comercial.
• Cumplimiento de Axiowellness (3 horas de ejercicio por semana, al menos 1 cita con nutriólogo y una con psicólogo durante el primer semestre del año) 1= no cumplido 3= cumplimiento al 100%.
• Cuenta con la certificación en la Metodología Axioma.

Habilidades blandas

• Aprendizaje permanente
• Manejo de ambigüedad
• Accountability
• Desarrollo de equipos eficaces
• Enfoque al cliente
• Cultiva la innovación
• Genera confianza
• Impulsa la colaboración
• Inteligencia emocional

Conocimiento técnico

Arquitecto o ingeniero civil con conocimientos en la metodología de administración de proyectos, manejo de office, Project, AutoCAD. conocimiento de estimados de costos. Conocimiento tecnológico.

Valores

• Organización
• Manejo de ambigüedad
• Enfoque al cliente
• Trabajo en equipo

Nivel académico

Licenciatura.

Disponibilidad para viajar

Sí.

Cambio de residencia

Sí.

Inglés

Sí.

Requisitos

• Cuenta con la certificación en la Metodología Axioma.
• Manejo de las herramientas de administración de proyectos, es decir buen conocimiento de la metodología.
• Buena disposición para trabajar directamente con el cliente en el desarrollo de la documentación del proyecto y generar estimado de costo y cuantificaciones de proyecto, tener habilidad para generar programas de obra.
• Viáticos (Incentivos).

Otros requisitos

Manejo de las herramientas de administración de proyectos, es decir buen conocimiento de la metodología. Buena disposición para trabajar directamente con el cliente en el desarrollo de la documentación del proyecto y generar estimado de costo y cuantificaciones de proyecto, tener habilidad para generar programas de obra. Incentivos Viáticos.