Asistente ejecutiva

ASISTENTE EJECUTIVA / COORDINADORA DE PROYECTOS

Objetivo del puesto

Brindar soporte ejecutivo y administrativo a Dirección, asegurando la correcta organización de agenda, información y compromisos, así como coordinar, dar seguimiento y controlar proyectos estratégicos, garantizando el cumplimiento de actividades, fechas y entregables.

Principales responsabilidades

• Gestionar y organizar la agenda de Dirección, reuniones, citas y compromisos.
• Preparar juntas: convocatorias, agendas, presentaciones, minutas y seguimiento de acuerdos.
• Dar seguimiento puntual a pendientes, proyectos y actividades asignadas por Dirección.
• Coordinar proyectos de inicio a cierre, asegurando tiempos, responsables y entregables.
• Elaborar cronogramas y mantener actualizados avances y fechas compromiso.
• Dar seguimiento con diferentes áreas y proveedores para asegurar el cumplimiento de objetivos.
• Preparar reportes ejecutivos, presentaciones y controles de avance.
• Administrar información confidencial y documentación relacionada con Dirección y proyectos.
• Coordinar viajes, reservaciones, viáticos y logística de reuniones cuando sea necesario.
• Identificar riesgos, retrasos o pendientes y comunicar oportunamente a Dirección.
• Facilitar la comunicación entre Dirección, equipos internos y externos.
• Llevar control de documentos, contratos, presupuestos y otros recursos relacionados con proyectos.
• Apoyar en la organización y ejecución de eventos, reuniones o proyectos especiales.

Requisitos

• Licenciatura en Administración, Negocios, Relaciones Públicas, Comunicación, Ingeniería Industrial o afín.
• 2 a 4 años de experiencia como Asistente Ejecutiva, Asistente de Dirección, Coordinadora de Proyectos o posiciones similares.
• Experiencia en seguimiento de proyectos y coordinación con diferentes áreas.
• Manejo de Microsoft Office / Google Workspace , especialmente Excel y PowerPoint.
• Deseable conocimiento de herramientas de gestión de proyectos como Monday, Asana, Trello, ClickUp o similares .
• Excelente redacción y ortografía.
• Disponibilidad para manejar información confidencial.
• Deseable inglés intermedio.

Competencias

• Organización y planeación.
• Excelente seguimiento.
• Comunicación efectiva.
• Sentido de urgencia.
• Proactividad.
• Atención al detalle.
• Resolución de problemas.
• Manejo de múltiples prioridades.
• Facilidad para relacionarse con diferentes niveles jerárquicos.
• Discreción y confidencialidad.
• Capacidad de anticiparse a necesidades.
• Orientación a resultados.