Administrativo (Culiacán Rosales)

¡Únete a nuestro equipo! ¡Te estamos esperando!

Descripción de puesto

Es el responsable de supervisar la correcta aplicación de procesos, indicadores de desempeño, infraestructura e imagen en condiciones óptimas de su Centro de Subastas asignado.

Funciones generales

1. Supervisar el cumplimiento de los procesos y políticas de operación en Centros de Subasta.
   • Atender personal y telefónicamente a los diversos clientes (internos y externos) con respeto y calidad, asesorando en todo momento las dudas y necesidades que tengan o canalizándolos a las áreas pertinentes.
   • Resguardar, registrar y conciliar las pensiones y la caja chica.
   • Apoyar en cargas de trabajo en las tareas de procesos (correcta toma de fotografías de las unidades de ingreso, auditorias, subastas, retiro de unidades, retiro de piezas o pertenencias personales en unidades) siempre validando el número de serie (VIN) de la unidad a trabajar.
   • Correcta selección de combos en app por medio de IPod.
   • Cuidar en todo momento las herramientas de trabajo que se le proporcionen.
   • Deposito oportuno y correcto de los ingresos generados en el centro de subasta a cargo.
   • Cumplir los procesos y políticas de la OV del que es responsable.
   • Posterior a la visita de auditoria alinearse a las sugerencias y corregir prácticas que se observen en el CS (recepción, ingreso y custodia de unidades).
   • La correcta operación de servicios brindados a los diversos clientes.
   • Participar activamente en el inventario trimestral.
   • Apoyar en las actividades que se deriven de los cambios de predio, contingencias naturales, vacaciones o cambio de encargado del CS.
   • Revisar y escanear FUI y unidades físicas, unidades pendientes de foto de subasta, sincronización correcta de iPod, salidas, subastas, auditorias e ingresos, valuaciones de Qualitas, de AXA y Banorte, modificación de calcas.
   • Asegurar la toma de fotos con calidad y tiempo en todos los procesos con aplicativo IPod.
   • Generar pases de salida, envió de mensajería, atención a compradores y seguimiento a correos electrónicos en tiempo y forma.
   • Limpieza de oficina.
   • Revisión de bitácoras y recorridos en patio con seguridad para validar incidencias.
   • Disponibilidad para viajar como apoyo en otras oficinas ventura del país.
   • Las tareas o funciones que se le solicite o encomiende.
   • Capacitar y retroalimentar a operativos, administrativos y guardias de seguridad.
   • Revisión de Cámaras de seguridad para validar incidencias o comportamientos de personal y vigilantes.
   • Reuniones de equipo o individuales para reforzar temas específicos o nuevos procesos a realizar.
   • Asesorías de altas y bajas en el sistema de compradores.
   • Modificación de datos en la revisión de FIU y solicitudes de otras áreas.
   • Asignación de NIU en OT´s de unidades pendientes de ingresar.
   • Revisar las unidades pendientes de retirar clientes, compradores y pagados.
   • Cumplir y revisar al 100% el proceso de FUI.
   • Envió y recepción de mensajería DHL.
   • Validación de las salidas de unidades diarias en sistema vs pase de salidas.
   • Mantener actualizado los archivos o contactos.
   • Asegurar que no haya actos de corrupción (propinas, dádivas, regalos o botanas a guardias y personal de OV).
   • Apoyar y acudir a inventarios en Zona Virtual.
   • Realizar o asignar inhabilitaciones de unidades a solicitudes de área comercial.
2. Cumplimiento de los Indicadores de Desempeño (Tablero de Control de Centro de Subastas).
   • Cumplir con los indicadores de desempeño del tablero de control del CS.
   • Indicador tiempo y asignación de FUI.
   • Subasta (fotos).
   • Retiro Cliente y Comprador.
   • Llevar a tiempo deshierbe y extintores.
3. Recursos Humanos, instalaciones e imagen.
   • Garantizar el mantenimiento (Imagen, orden y limpieza) de los Centros de Subastas.
   • Participar en la mejora de la imagen de los CS's, pintando la oficina, portón y exteriores de oficinas.
   • Mantener los lineamientos de imagen, orden y limpieza del CS apoyándose de las áreas correspondientes.
   • Operación y Supervisión en la correcta ejecución y aplicación de políticas y procesos en OV.
   • Capacitar personal de actual ingreso (operativa, administrativa y seguridad).
4. Responsabilidades Normativas.
   • Es el responsable de contar con los requerimientos de las autoridades: licencias, permisos, programas, etc., apoyados de las áreas pertinentes.
   • Asegurar la vigencia y actualización de Certificación de Protección Civil del CS apoyándose del área pertinente.
   • Asegurar que se encuentren vigentes y actualizadas las licencias y permisos de operación del CS.
   • Corroborar que se cuente con insumos y las herramientas inherentes a lo que la OV necesite (cinchos, emplaye, papelería, etc.).
5. Reportes.
   • Reporte de Asuntos Relevantes (Daños y Faltantes).
   • Reporte de inventario físico (existencia y faltantes).
   • Reporte de contingencias que afecten la operación.
   • Reporte de seguimiento imagen e infraestructura.