Auxiliar Administrativo / Arquitectura (San Andrés Cholula)

Objetivo.

Apoyo en atención administrativa y académica a los profesores de tiempo completo, parcial y estudiantes de la comunidad Universitaria y seguimiento en las actividades administrativas del departamento y de la Escuela.

Funciones.

• Atención a llamadas telefónicas del Departamento.
• Asistir a Juntas de Departamento para la elaboración de minutas.
• Asistir a juntas para información de procesos académicos y administrativos.
• Captura de cursos en el SGA de los programas Académicos del Departamento.
• Realizar las solicitudes de contratación de Profesores de Tiempo Parcial.
• Realizar nombramientos de personal académico de Profesores de Tiempo Completo.
• Entregar y actualizar los documentos para el proceso de contratación de profesores de jornada completa y parcial.
• Actualizar los expedientes digitales de profesores tiempo completo y parcial, para el reporte de SACS.
• Dar seguimiento en los periodos de inscripción a los estudiantes de los programas del Departamento.
• Atender a los estudiantes en el periodo extemporáneo de altas y bajas de cursos.
• Proporcionar información acerca de los certificados que ofrece el Departamento.
• Solicitar los proyectos y administración para el servicio becario.
• Dar seguimiento a las firmas de actas de examen profesional del programa de honores.
• Realizar equivalencias o equiparación de materias por cambios de carrera e intercambios.
• Tener un buen manejo del presupuesto departamental, llevando un control de gastos.
• Elaborar requisiciones de compra en el Workday.
• Elaborar requisiciones de consumo interno.
• Dar seguimiento a las requisiciones de inversiones de la VAC aprobadas.
• Comprobar gastos de viáticos de los profesores de tiempo parcial.
• Llevar el control del activo fijo del Departamento.
• Actualizar información de las actividades académicas y premios de profesores y/o estudiantes en la plataforma de la Red de Conexión Udlap.
• Dar seguimiento a los procesos que requieren elaboración de formatos como, encuentros académicos, solicitud de eventos, viajes académicos, vacaciones, asignación de equipos de cómputo, instalación de software, etc.

Responsabilidades

Realizar los trámites en tiempo y forma, atención correcta a profesores y estudiantes, así como el manejo de información y documentación correspondiente al Departamento Académico.