Mexico Office: Coordinador de Control Documental

Título del cargo:

Coordinador de Control Documental

División:

Dumas Contracting Ltd

Departamento:

PMO

Ubicación:

Zactecas, México.

Reporta a:

Gerente de PMO

PROPÓSITO Y ALCANCE DEL CARGO:

Dumas es un contratista minero líder que ofrece servicios integrales en América. La cartera de clientes de la compañía incluye algunas de las empresas mineras más grandes y prestigiosas del mundo.

Dumas es el contratista de elección para los proyectos subterráneos más técnicamente desafiantes, incluyendo construcción de minas, desarrollo integral de minas, minería de producción, servicios mineros e ingeniería.

El Coordinador de Control Documental será responsable de la organización general, gestión y mantenimiento de todos los documentos de la empresa. Supervisará todos los aspectos relacionados con la clasificación, archivo y recuperación de documentos relacionados con las políticas de la empresa, documentación de salud y seguridad, materiales instructivos, registros de capacitación, documentos de control de calidad y registros de mantenimiento, así como cualquier otro registro almacenado según sea necesario.

El Coordinador de Control Documental trabajará con la gerencia, el personal y los clientes para garantizar que toda la documentación sea gestionada adecuadamente, recuperada cuando sea necesario y almacenada de acuerdo con las normas o regulaciones aplicables.

• Preparar documentación y registros para su retención y preservación.
• Coordinar la adquisición o recuperación de registros.
• Catalogar documentación.
• Gestionar registros e información.
• Asesorar a los usuarios sobre cómo acceder, utilizar o interpretar archivos.
• Facilitar el acceso mediante búsquedas asistidas por computadora u otros métodos de acceso remoto.
• Acceder a la documentación cuando sea necesario o a solicitud.
• Trabajar con el personal en el desarrollo e implementación de proyectos especiales.
• Apoyar la gestión de la producción, distribución y control de versiones de documentos controlados conforme a los procedimientos escritos aplicables.
• Administrar los servicios de archivo para asegurar el cumplimiento de los requisitos regulatorios.
• Proporcionar asistencia y orientación al personal para garantizar que los documentos requeridos se elaboren de manera eficiente y en el formato estándar.
• Gestionar la revisión y aprobación de documentos controlados para asegurar que se aprueben y emitan oportunamente.
• Mantener archivos físicos y electrónicos relevantes, así como registros administrativos precisos, conforme a los procedimientos escritos de Aseguramiento de Calidad.
• Asegurar que los índices estén actualizados y que las versiones obsoletas de documentos controlados sean retiradas y archivadas.
• Administrar los archivos de documentos y muestras para garantizar el cumplimiento de los requisitos y procedimientos establecidos.
• Recomendar acciones y estrategias para mejorar la gestión de documentos controlados y datos archivados.
• Promover una cultura de cumplimiento de procedimientos formales para la producción y control de documentos, así como la comprensión del control de versiones y archivo de documentos y muestras.
• Capacitar a la gerencia y al personal en el uso del sistema de almacenamiento de archivos.
• Realizar otras funciones administrativas según se requiera.
• Promover mejores prácticas e impulsar la mejora de los procesos y procedimientos de gestión documental.
• Asegurar que todos los medios electrónicos recibidos sean archivados correctamente dentro del sistema de gestión documental.

• Diploma de educación postsecundaria en Gestión de Información/Documentos o combinación equivalente de formación académica y experiencia práctica en gestión documental.
• Mínimo entre dos y cuatro años de experiencia como Controlador de Documentos o Archivista.
• Familiaridad con diversos sistemas electrónicos incluyendo MS Word, MS Excel y Adobe.
• Conocimiento de sistemas manuales o electrónicos de control documental será una ventaja.
• Excelentes habilidades de investigación y de comunicación, tanto verbal como escrita.
• Comprensión general de sistemas computarizados de catalogación.
• Precisión y atención al detalle trabajando bajo plazos ajustados.
• Buenas habilidades interpersonales, de servicio al cliente y en equipo.
• Capacidad para dar seguimiento y completar proyectos simultáneos.
• Buenas habilidades de organización, gestión del tiempo y priorización.
• Fuertes habilidades para identificar y resolver problemas.
• Alto nivel de pensamiento crítico y lógico, análisis y razonamiento para identificar principios, causas o hechos subyacentes.
• Capacidad para interpretar e implementar políticas y procedimientos de la empresa.
• Impresindible tener un nivel de Español e inglés avanzado (hablado y escrito).

Position Title : Document Controls Coordinator

Division : Dumas Contracting Ltd

Department : Operations

Location : Zacatecas, Mexico

Reports To : Manager, Enterprise Project Management Office

Dumas is a leading full-service mining contractor operating in the Americas.The company’s client list includes some of the world’s largest and most respected mining companies.

Dumas is the contractor of choice for the most technically challenging underground projects, including mine construction, full-scale mine development, production mining, mine services and engineering.

The Document Controller will be responsible for the overall organization, management and maintenance of all Company documents.The Document Controller will oversee all aspects of filing, archiving and retrieval of documents pertaining to the Company’s policies, health and safety documentation, instructional materials, training records, quality control documents and maintenance records, as well as any other stored records as required. The Document Controller will work with management, staff and clients to ensure that all documentation is appropriately managed and retrieved as necessary and is stored in accordance with any relevant standards or regulations.

Thank you for your interest in this career opportunity with Dumas Mining. To be considered, you must be a Canadian citizen or authorized in writing to work in Canada under federal immigration requirements, and currently be residing in Canada.

• Prepare documentation/records for retention and preservation.
• Arrange acquisition or retrieval of records.
• Catalogue documentation.
• Manage records and information.
• Advise users how to access, use or interpret archives.
• Facilitate access through computer-aided searches or other methods of remote access.
• Access documentation as necessary or upon request.
• Work with staff in developing and implementing special projects.
• Assist with the management of the production, distribution and version control of controlled documents in compliance with the applicable written procedures.
• Undertake the administration of the archiving services to ensure compliance with regulatory requirements.
• Provide appropriate assistance and guidance to staff to ensure that the required documents are produced in an efficient manner, and in the standard format.
• Manage the review and approval of controlled documents to ensure that they are approved and issued in a timely manner.
• Maintain the relevant paper and electronic files, and to maintain accurate administrative records, in accordance with written Quality Assurance procedures.
• Ensure that indices are up-to-date, and that obsolete versions of controlled documents are removed and archived.
• Manage the document and sample archives to ensure compliance with requirements and written procedures.
• Recommend actions and strategies in order to improve the management of controlled documents and archived data.
• Foster a culture of compliance with formal procedures for production and control of documents and an understanding of version control and document and sample archiving.
• Instruct management and staff in the use of the file storage system.
• Other administration duties as required.
• Advocate best practices and drive improvement of document management processes and procedures.
• Ensure that all received electronic media are filed appropriately within the document management system.

• Proficient in Spanish.
• Post Secondary Diploma in Information/Document Management or a suitable combination of education and practical experience managing documents.
• Minimum two to four years' experience as a Document Controller/Archivist.
• Excellent research skills.
• Familiarity with a range of electronic systems including MS word, MS Excel and Adobe.
• Knowledge of manual or electronic document control systems would be an advantage.
• Excellent and effective communication skills both verbal and written.
• General understanding of computerized cataloging systems.
• Accuracy and attention to detail while working under tight deadlines.
• Good interpersonal and customer service skills.
• Good team player.
• Ability to follow through and complete overlapping projects.
• Good organizational, time management and prioritizing skills.
• Strong problem identification and problem resolution skills.
• High level of critical and logical thinking, analysis, and/or reasoning to identify underlying principles, reasons, or facts.
• Ability to interpret and implement company policies and procedures.