Coordinador Administrativo Sr (Puerto Vallarta) (Lagos de Moreno)

Overview

Propósito: Asegurar el control presupuestal y contractual del proyecto asignado.

Responsabilidades

• Maneja eficientemente las herramientas tecnológicas disponibles: Procore, Primera Base, Teams, Sharepoint, Lapzo, Project.
• Documenta procesos y decisiones del cliente por medio de correos, cartas, minutas firmadas por el cliente.
• Conoce datos importantes del proyecto, cliente, proveedores y del día a día del proyecto a nivel relaciones interpersonales.
• Entrega de información al gerente de proyecto en tiempo para la integración de estatus semanal de avance del proyecto.
• Puntualidad en las juntas con cliente y respeto de los horarios asignados para ellas.
• Detecta y aprovecha la necesidad del cliente para ofrecer servicios adicionales.
• Establece relaciones a largo plazo con su cliente a través del entendimiento de su negocio.
• Mantiene una relación cercana y cordial con el cliente y/o sponsor.
• Identifica y aporta elementos de valor agregado para el cliente.
• Registra, documenta y da seguimiento a los acuerdos y solicitudes del cliente durante las juntas.
• Administra y resguarda el archivo administrativo del proyecto, con carpetas ordenadas, con índices y a la mano; separadas por áreas y por proveedor.
• Participación activa en las reuniones: toma notas, tiene la sala de juntas lista, lleva la agenda y controla el tiempo de acuerdo a la agenda en juntas semanales, internas y con cliente y proveedores.
• Señala focos amarillos, naranjas y rojos al gerente y equipos de trabajo respecto a la información: desviaciones de presupuesto, retraso en pagos, retraso en entrega de información por parte de los proveedores, falta de documentos para realizar contratos y/o fianzas.
• Uso diario de metodología, formatos y acciones basadas en la forma de administrar proyectos Axioma.
• Asegura la calidad de obra a través del control diario de la misma, exigencia a los contratistas y medición de procesos constructivos, solicitando la generación de un reporte semanal por contratista que se deberá entregar al gerente de proyecto.
• Lleva un programa de tareas de su área en Project o Excel de acuerdo a cómo lo desarrolle el gerente, marcando y controlándolo de manera semanal: qué pendientes tengo, qué se hizo, qué quedó pendiente, qué es urgente y qué es significativo.
• Entrega de información oportuna al gerente de proyecto para la integración de estatus semanal.
• Solicita en tiempo y forma las facturas e ingresa a la programación con relación al acuerdo comercial.
• Cumplimiento de Axiowellness (3 horas de ejercicio por semana, al menos 1 cita con nutriólogo y una con psicólogo durante el primer semestre del año) 1 = no cumplido 3 = cumplimiento al 100%.
• Cuenta con la certificación en la Metodología Axioma.
• Manejo de control presupuestal y contractual.
• Manejo y control de órdenes de cambio.
• Procesos de abastecimientos (concursos).
• Realización de cierres administrativos eficaces.

Habilidades blandas

• Aprendizaje permanente
• Manejo de ambigüedad
• Accountability
• Enfoque al cliente
• Cultiva la innovación
• Genera confianza
• Impulsa la colaboración
• Inteligencia emocional
• Desarrollo de equipos eficaces

Conocimiento técnico

• Metodología en Administración de proyectos
• Trato con proveedores
• Elaboración de reportes
• Control documental
• Conocimiento tecnológico
• Manejo de ERP ́s
• Excel avanzado

Valores

• Organización
• Manejo de ambigüedad
• Enfoque al cliente
• Trabajo en equipo

Nivel académico

Licenciatura.

Disponibilidad

• Disponibilidad para viajar: No
• Cambio de residencia: No
• Inglés: No

Otros requisitos

• Maestría en Dirección, Administración de proyectos o afín (deseable).