Coordinador Administrativo Jr (Salamanca)

Overview

Propósito: Se requiere un coordinador o Gerente Jr con conocimientos en estimados de costo, programas de obra y que conozca la metodología de Axioma de administración de proyectos.

Responsibilities

• Maneja eficientemente las herramientas tecnológicas disponibles: Procore, Primera Base, Teams, Sharepoint, Lapzo.
• Documenta procesos y decisiones del cliente por medio de correos, cartas, minutas firmadas por el cliente.
• Conoce datos importantes del proyecto, cliente, proveedores y del día a día del proyecto a nivel relaciones interpersonales.
• Entrega de información al gerente de proyecto en tiempo para la integración de estatus semanal de avance del proyecto.
• Puntualidad en las juntas con cliente y respeto de los horarios asignados para ellas.
• Detecta y aprovecha la necesidad del cliente para ofrecer servicios adicionales.
• Establece relaciones a largo plazo con su cliente a través del entendimiento de su negocio.
• Mantiene una relación cercana y cordial con el cliente y/o sponsor.
• Identifica y aporta elementos de valor agregado para el cliente.
• Prepara informes de avances con alta calidad para el cliente (Status semanal y mensual).
• Registra, documenta y da seguimiento a los acuerdos y solicitudes del cliente durante las juntas.
• Administra y resguarda el archivo administrativo del proyecto, mantiene las carpetas ordenadas, con índices y a la mano; separadas por áreas y por proveedor.
• Participación activa: tomar notas, tener lista la sala de juntas, llevar la agenda y el control del tiempo según la agenda en juntas semanales convocadas por el Gerente de Proyecto, internas y con cliente y proveedores.
• Señalar focos amarillos, naranjas y rojos al gerente y equipos de trabajo respecto a la información manejada, como desviaciones de presupuesto, retraso en pagos, retraso en entrega de información por parte de los proveedores, falta de documentos para realizar contratos y/o fianzas.
• Uso diario de metodología, formatos y acciones basadas en la forma de administrar proyectos Axioma.
• Asegura la calidad de obra a través del control diario, exigiendo a contratistas y midiendo procesos constructivos, solicitando la generación de un reporte semanal por contratista para entregar al gerente de proyecto.
• Llevar un programa de tareas de su área en Project o Excel y controlarlo semanalmente: qué pendientes hay, qué se hizo, qué quedó pendiente, qué es urgente y qué es significativo.
• Solicita en tiempo y forma las facturas e ingresa a programación con relación al acuerdo comercial.
• Cumplimiento de Axiowellness (3 horas de ejercicio por semana, al menos 1 cita con nutriólogo y una con psicólogo durante el primer semestre del año).

Qualifications and Requirements

• Cuenta con la certificación en la Metodología Axioma.
• Conocimientos técnicos: Arquitecto o ingeniero civil con conocimientos en la metodología de administración de proyectos, manejo de Office, Project, AutoCAD; conocimiento de estimados de costos; manejo de office, Project, AutoCAD.
• Habilidades blandas: aprendizaje permanente, manejo de ambigüedad, accountability, desarrollo de equipos eficaces, enfoque al cliente, innovación, generación de confianza, impulso a la colaboración, inteligencia emocional, conocimiento técnico.
• Requisitos: Licenciatura; Disponibilidad para viajar; Cambio de residencia; Inglés.
• Otros requisitos: manejo de herramientas de administración de proyectos y buena disposición para trabajar directamente con el cliente, desarrollar la documentación del proyecto, generar estimado de costo y cuantificaciones; habilidad para generar programas de obra.