Auxiliar de adquisiciones, eventos y viajes, Mexico City

Descripción de puesto - Auxiliar de adquisiciones, eventos y viajes (2602245)

Descripción de puesto

Auxiliar de adquisiciones, eventos y viajes

Anuncio de trabajo

Tipo de puesto

Trabajo temporal

Tipo de Requisición : PSA (Acuerdos de servicios personales)

Nivel de Grado : N/A

Ubicación principal

México-Mexico City

Duración : 6 meses (con posibilidad de renovación)

AVISO IMPORTANTE – La fecha y la hora de vencimiento exhibidas arriba se basan en la fecha y la hora señaladas en su dispositivo personal.

La FAO intenta que haya diversidad de género, geográfica y lingüística entre su personal y sus consultores internacionales, a fin de atender de la mejor manera posible a los Estados Miembros de la Organización en todas las regiones.

Compromiso de diversidad e inclusión

• La FAO está comprometida con el logro de la diversidad en su fuerza de trabajo por lo que se refiere al sexo, la nacionalidad, el origen y la cultura.
• Se alienta a las mujeres, los nacionales de Estados Miembros insuficientemente o no representados y las personas con discapacidades que posean las cualificaciones necesarias a presentar sus solicitudes.
• Todas las personas que trabajan para la FAO deben cumplir las normas de integridad y conducta profesional más estrictas y defender los valores de la FAO.
• La FAO, en cuanto organismo especializado de las Naciones Unidas, aplica una política de tolerancia cero ante conductas incompatibles con su estatuto, sus objetivos y su mandato, en particular la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.
• Todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas comprobaciones de referencias y antecedentes.
• Todas las solicitudes se tratarán con la más estricta confidencialidad.

Marco organizativo

La Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO) en México implementa programas y proyectos de cooperación técnica a nivel nacional y territorial que requieren la adquisición oportuna de bienes y servicios, la organización de reuniones, talleres y eventos, así como la gestión de viajes nacionales e internacionales para personal, consultores y participantes de actividades institucionales.

Para asegurar el cumplimiento de las actividades programáticas y administrativas de la Oficina, es necesario mantener una adecuada coordinación de los procesos de adquisiciones, logística de eventos, gestión de viajes y seguimiento administrativo, conforme a las políticas, procedimientos y controles internos establecidos por la FAO y por el Sistema de las Naciones Unidas.

En este contexto, se requiere contratar a una persona auxiliar de adquisiciones, eventos y viajes que brinde apoyo operativo y administrativo en la gestión y seguimiento de procesos de compras, organización logística de eventos, coordinación de viajes oficiales y otras actividades administrativas relacionadas, contribuyendo al cumplimiento eficiente y oportuno de los objetivos institucionales de la Oficina.

Dependencia jerárquica

La persona contratada trabajará bajo la supervisión directa del AFAOR Administración, y en coordinación con el área de adquisiciones, eventos y viajes de la Oficina de la FAO en México.

Administración, adquisiciones, logística de eventos, gestión de viajes oficiales, control documental y seguimiento de procesos administrativos conforme a la normativa institucional y procedimientos operativos de la FAO.

El objetivo de la consultoría es brindar apoyo operativo y administrativo a la gestión de adquisiciones, organización de eventos y administración de viajes oficiales de la Oficina de la FAO en México, contribuyendo al adecuado seguimiento de los procesos, al cumplimiento de la normativa institucional aplicable y a la atención oportuna de los requerimientos de las distintas áreas y proyectos.

La persona contratada apoyará en la integración y revisión de documentación administrativa, seguimiento de procesos de compra, coordinación logística de eventos, revisión de solicitudes de viaje y control de información en los sistemas institucionales, contribuyendo a que las actividades de la Oficina se desarrollen de manera eficiente, oportuna y conforme a los procedimientos vigentes.

Tareas y responsabilidades

• Apoyar en la gestión y seguimiento de los procesos de adquisición de bienes y servicios, de conformidad con las políticas, procedimientos y normativa aplicables de la FAO.
• Revisar y organizar la documentación requerida para los distintos procesos de compra, verificando que los expedientes cuenten con los soportes necesarios para su trámite.
• Dar seguimiento al avance de los procesos de adquisiciones, desde la recepción de solicitudes hasta la formalización de la compra, recepción de bienes o servicios y trámite de pago.
• Apoyar en la elaboración, actualización y seguimiento del Plan de Compras de la Oficina y de los proyectos, así como de los mecanismos de control y monitoreo asociados.
• Apoyar en la preparación de documentación relacionada con órdenes de compra, contratos, cartas acuerdo y otros instrumentos administrativos vinculados con las adquisiciones.
• Mantener actualizada la información y los registros de proveedores en las bases de datos institucionales y sistemas correspondientes.
• Apoyar en la integración, organización y archivo físico y digital de la documentación derivada de los procesos de adquisiciones.
• Brindar apoyo logístico y administrativo para la organización de reuniones, talleres, eventos y otras actividades institucionales, incluyendo la coordinación de bienes y servicios necesarios para su realización.
• Apoyar en la gestión administrativa de viajes nacionales e internacionales, incluyendo la revisión y seguimiento de autorizaciones de viaje, comprobaciones y otros trámites relacionados, conforme a la normativa vigente.
• Mantener actualizada la información requerida para el seguimiento de viajes y apoyar en la generación de reportes e informes administrativos del área.
• Apoyar en la elaboración y actualización de reportes, bases de datos, controles administrativos e indicadores relacionados con adquisiciones, eventos y viajes.
• Dar seguimiento a solicitudes de información y requerimientos de las distintas áreas de la Oficina relacionados con las actividades bajo su responsabilidad.
• Apoyar en la implementación de controles administrativos, acciones de mejora y actividades relacionadas con cumplimiento normativo, gestión documental y control interno.
• Brindar apoyo administrativo en otras actividades del área de administración cuando así se requiera.
• Realizar cualquier otra actividad afín a las funciones del puesto que le sea encomendada por la supervisión, en el marco de los objetivos de la Oficina.

LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS

Requisitos mínimos

• Licenciatura concluida en administración, contabilidad, finanzas, comercio, negocios internacionales, ingeniería industrial o áreas afines relacionadas con la gestión administrativa y de adquisiciones.
• Experiencia mínima de tres (3) años en procesos de adquisiciones, contrataciones, compras institucionales o administración de contratos, actividades administrativas relacionadas con control documental, elaboración de reportes, seguimiento de procesos o gestión operativa, incluyendo experiencia mínima de dos (2) años apoyando la organización de eventos, reuniones, talleres o la gestión administrativa de viajes nacionales e internacionales, interacción con proveedores, solicitud de cotizaciones, seguimiento contractual o gestión de bienes y servicios.
• Conocimiento práctico del español.
• Nacionalidad mexicana o residente en el país con permiso de trabajo regular.

Competencias fundamentales de la FAO

• Enfoque basado en resultados
• Trabajo en equipo
• Comunicación
• Establecimiento de relaciones eficaces
• Intercambio de conocimientos y mejora continua.

Aptitudes técnicas/funcionales

• Especialidad, diplomado o estudios de posgrado en adquisiciones, logística, administración pública, gestión de proyectos o áreas afines.
• Manejo de Microsoft Excel a nivel intermedio.
• Manejo de Microsoft Word y Outlook.
• Deseable experiencia en uso de sistemas electrónicos para gestión administrativa, financiera, adquisiciones o viajes.
• Deseable experiencia en sistemas ERP, GRMS, SAP, Oracle o plataformas similares.
• Deseable experiencia en elaboración y seguimiento de planes de compras, controles de pagos o bases de datos de proveedores.

Criterios de selección

• Nivel intermedio de inglés (capacidad para comprender procedimientos, lineamientos, contratos, sistemas y comunicaciones de trabajo en inglés).

Se hace notar que todos los candidatos deberían adherirse a los valores de la Organización de compromiso con la FAO, respeto hacia todos e integridad y transparencia.