Gerente administrativo

Lunes a viernes de 08:00 a 17:00 horas.

Sábados de 09:00 a 14:00 horas.

Requisitos

Licenciatura concluida en Administración, Negocios, Relaciones Internacionales o carrera afín.

Experiencia mínima comprobable de 3 a 5 años en posiciones similares como Office Manager, Coordinador(a) Administrativo(a), Facilities, Administración General o Soporte Ejecutivo.

Inglés indispensable nivel B2 o C1.

se Ofrece:

Prestaciones de Ley

gastos medicos menores

Inglés conversacional de negocios (se evaluará durante el proceso).

Experiencia en administración integral de oficinas corporativas e inmuebles.

Experiencia en manejo de proveedores, contratos y servicios generales.

Experiencia en compras, facturación, control de gastos y procesos administrativos.

Experiencia coordinando personal de limpieza, seguridad y proveedores externos.

Experiencia en control documental, resguardo de contratos y gestión de viáticos.

Experiencia administrando múltiples proveedores y servicios simultáneamente.

Contar con referencias laborales comprobables.

Excelente organización, seguimiento y atención al detalle.

Capacidad para gestionar múltiples actividades y prioridades simultáneamente.

Alto sentido de responsabilidad, confidencialidad y servicio.

Deseable experiencia en empresas con múltiples oficinas, inmuebles o alta interacción con proveedores y servicios generales.

Principales Responsabilidades

Administración integral de oficinas corporativas e inmuebles.

Supervisión y seguimiento de servicios de electricidad, agua, internet, mantenimiento, arrendamientos y demás servicios necesarios para la operación.

Coordinación y seguimiento de proveedores de servicios generales.

Gestión de compras de insumos de limpieza, cafetería, papelería, herramientas, mobiliario, electrodomésticos, materiales operativos y cualquier recurso necesario para el correcto funcionamiento de las oficinas.

Control y seguimiento de facturación, pagos, comprobación de gastos y procesos administrativos.

Administración y seguimiento de tarjetas corporativas.

Gestión y seguimiento de pagos a proveedores y prestadores de servicios.

Supervisión de las condiciones generales de las oficinas, verificando que mobiliario, equipos, electrodomésticos, pantallas, cafeteras, hornos, refrigeradores, áreas comunes, salas de juntas, cocinetas y espacios de trabajo se encuentren en óptimas condiciones.

Coordinación y supervisión del personal de limpieza y seguridad.

Administración de horarios, descansos, coberturas, permisos y requerimientos operativos del personal de limpieza y seguridad.

Seguimiento al desempeño del personal de limpieza y seguridad, garantizando la continuidad operativa de los inmuebles.

Atención y seguimiento de incidencias relacionadas con mantenimiento, instalaciones, servicios generales y operación de oficinas hasta su resolución.

Coordinación de adecuaciones, cambios y requerimientos operativos de los distintos inmuebles cuando sea necesario.

Control, administración y resguardo de llaves, accesos y copias de acceso de oficinas e inmuebles.

Administración, organización y resguardo de contratos corporativos, expedientes y documentación administrativa.

Gestión y control de archivos físicos y digitales.

Control y resguardo de documentación sensible y confidencial de la compañía.

Seguimiento a contratos con proveedores y validación de documentación correspondiente.

Gestión administrativa y seguimiento con proveedores de telecomunicaciones y servicios corporativos.

Seguimiento a trámites relacionados con servicios de internet, telefonía y telecomunicaciones.

Coordinación de viáticos, transportes y logística para personal directivo, representantes legales y área legal.

Gestión de reservaciones, traslados, hospedajes y requerimientos logísticos cuando sea necesario.

Seguimiento a procesos de regularización, homologación y cumplimiento documental con proveedores externos.

Validación de avances, entregables y tiempos de ejecución de proyectos asignados a proveedores externos.

Comunicación constante con proveedores para seguimiento de requerimientos, incidencias y acuerdos operativos.

Apoyo administrativo a Dirección, Recursos Humanos, Legal, Contabilidad y otras áreas de la organización.

Elaboración de reportes administrativos y seguimiento de actividades estratégicas asignadas por Dirección.

Traducción e interpretación de español a inglés y de inglés a español durante reuniones, llamadas, visitas y comunicaciones corporativas.

Apoyo en la coordinación de actividades internas, eventos corporativos y requerimientos especiales de la operación.

Gestión de múltiples proveedores y servicios simultáneamente, asegurando la continuidad operativa de las oficinas.

Supervisión y seguimiento de las necesidades operativas de los distintos pisos e inmuebles de la compañía.

Garantizar que las instalaciones, servicios, recursos e infraestructura se encuentren disponibles y funcionando adecuadamente para la operación diaria.

Mantener una comunicación efectiva con las distintas áreas de la organización para atender requerimientos administrativos y operativos en tiempo y forma.

Competencias

Organización y planeación.

Comunicación efectiva.

Proactividad.

Resolución de problemas.

Capacidad de negociación.

Atención al detalle.

Orientación a resultados.

Trabajo bajo presión.

Seguimiento y control administrativo.

Manejo de información confidencial.

Capacidad para coordinar múltiples actividades de manera simultánea.

Alto sentido de urgencia y servicio.

Importante

El inglés es indispensable y será evaluado durante el proceso de selección.

Contar con referencias laborales.

Se ofrecen :

Prestaciones de ley

Gastos Medicos Menores

Sueldo 20,000 pesos