Recepcionista (Residencial Foresta)

Objetivo del puesto

Brindar servicio de calidad y atención con calidez a las personas usuarias, invitadas, visitantes y terceras de la Casa Club y las lagunas artificiales en cuanto a la gestión de sus necesidades, darles la bienvenida, identificarlos, registrarlos, recibir el pago de sus aportaciones, permitir el acceso a las instalaciones, concertar citas, reservar espacios, actualizar su información, brindarles asesoría y apoyo en trámites administrativos y documentación necesarios.

Funciones y responsabilidades

1. Da la bienvenida a las personas usuarias, invitadas, visitantes y terceras por medio de un saludo cordial, brindando atención y servicio con calidad y calidez, escuchando y atendiendo sus necesidades y requerimientos de información objetiva, clara y oportuna; asesorando y apoyando en trámites administrativos (documentación, inscripción, pago de aportaciones mensuales o anuales, registro, ingreso a las instalaciones, servicios y horarios, etc.), indicando el área o departamento y la persona responsable con quién dirigirse, concertando las citas correspondientes.
2. Controla y da seguimiento al aforo de personas usuarias, invitadas, visitantes y terceras a las instalaciones y servicios, así como el registro, acceso y participación a cada una de las áreas, espacios y actividades, con el propósito de mantener activos los protocolos de atención, servicio, seguridad, orden e higiene, en beneficio de todas las personas y para el fomento de la sana convivencia social, la difusión de la cultura de salud física y emocional, y la práctica deportiva.
3. Gestiona el pago de aportaciones ordinarias y extraordinarias, mensuales o anuales vencidas de las personas usuarias, así como de las personas invitadas, visitantes y terceras en que aplique; ejecutando las actividades administrativas requeridas para cada caso.
4. Administra la agenda de eventos de promoción social, cultural o deportiva, programando, reservando y/o preparando la logística correspondiente con anticipación, especialmente las reuniones o eventos en La Terraza o el salón de usos múltiples, así como otras áreas comunes destinadas para esto, en coordinación con los responsables de las áreas y/o actividades involucradas en la reunión o evento.
5. Brinda apoyo administrativo a la Administración, Coordinación Deportiva y Coordinación de Servicio al Usuario, llevando la agenda de citas, el control de correo electrónico y llamadas, y dando respuesta por estos medios a las personas usuarias, visitantes o terceras, previa autorización del responsable del área que aplique.
6. Colabora con la Administración y la Coordinación de Servicio al Usuario en el control de inventario de productos e insumos de limpieza, manteniendo actualizado el registro contra las existencias físicas, reportando las incidencias correspondientes con respecto a entradas, salidas y devoluciones que proporcionen información para la toma de decisiones (compra, desecho, etc.).
7. Establece procesos de comunicación activa, con asertividad y empatía, de forma verbal y escrita, tanto de manera presencial como por teléfono, en videollamadas y/o correo electrónico, incluyendo el lenguaje corporal, con el propósito de contribuir al establecimiento de relaciones de negocios con las personas usuarias, invitadas, visitantes, terceras y colaboradoras; considerando cuál es el propósito de cada mensaje antes de transmitirlo, revisando los errores gramaticales u ortográficos para asegurarse de que la persona destinataria entiende el mensaje.
8. Atiende solicitudes, comentarios, observaciones, sugerencias y quejas de las personas usuarias, invitadas, visitantes y terceras, derivadas de la infraestructura y los servicios, dando atención y respuesta a aquellas situaciones que están bajo su nivel de responsabilidad y canalizando al área correspondiente aquellas incidencias que escapan de su ámbito de competencia.
9. Brinda apoyo al equipo de trabajo para el cumplimiento de las políticas sanitarias y de seguridad en todas las zonas de las instalaciones.
10. Contribuye a la creación de un ambiente de trabajo favorable, integrándose activamente al equipo de personas colaboradoras, estableciendo relaciones interpersonales sanas, ejerciendo su espíritu solidario y cooperativo de manera efectiva, brindando apoyo en las áreas de oportunidad y resolviendo en conjunto las situaciones de conflicto que surjan en el trabajo.
11. Colabora con la Administración en el cumplimiento de los estándares de calidad, el reglamento interior de convivencia, el reglamento interior de trabajo; el reglamento de salud, seguridad e higiene en el trabajo, y el resto de las políticas, normas y procedimientos aplicables.
12. Colabora con la Administración en los procesos de inducción y socialización, formación y desarrollo de recepcionistas de nuevo ingreso; así como en la formación de los colaboradores en relación con los estándares de calidad, servicio, atención, mantenimiento, limpieza, orden, seguridad e h