Analista administrativo Servicio atención al Cliente

Greeter/Analista | Representante de Servicio al Cliente Nogales, Mexico

Dependiendo del rol asignado, los Greeter/Analista realizan las tareas que se enumeran a continuación. El Greeter/Analista puede rotar entre centros de trabajo (CAS- Centro de Atención a Solicitantes) DSC u OFC) dependiendo de si el país tiene tales instalaciones y considerando la distancia entre estos.

Cuando se trabaja en un proyecto, un Greeter/Analista realizará las siguientes tareas:

Proporciona información sobre el procesamiento de solicitudes en el área de espera, información específica sobre la visa.
Los Greeter/Analistas pueden trabajar fuera del edificio del proyecto o dentro del área de espera de la sección consular.
Coordina la fila de solicitantes en bloques, de acuerdo con la hora de sus citas.
Asegura que el tiempo de espera se mantenga al mínimo, si los solicitantes tienen limitaciones físicas o mentales, con alguna discapacidad, embarazadas o ancianos.
Responde preguntas de rutina de manera profesional y eficiente de los Solicitantes que visitan el CAS
Utilizar el equipo suministrado por GDIT, acomoda y facilita la entrada y movimientos a través de las áreas designadas en el CAS.
Cuando corresponda, los Greeter/Analistas imprimirán y pegarán una etiqueta con un código de barras en la parte posterior del pasaporte del solicitante después de registrar a los solicitantes en el sistema utilizando un dispositivo electrónico como una tableta.
Verifica la documentación del solicitante para asegurarse de que esté completa y en orden adecuado para facilitar la entrevista.
Identifica deficiencias u omisiones en los documentos de solicitud de visa e informa adecuadamente al Solicitante.
Preparar los documentos para ser recogidos por el proveedor de mensajería. Esto incluye recibir pasaportes, verificar los pasaportes con el manifiesto y alertar al OM sobre cualquier discrepancia.
Ayuda a organizar el correo del GSS ya debidamente examinado por la sala de correo del CAS en la sección consular bajo su supervisión durante las horas no relacionadas con la entrevista.
Distribuye información/materiales consulares aprobados en el CAS antes de la entrevista del Solicitante y ejecuta estudios de eficiencia del flujo de trabajo mediante la entrega de tarjetas con números a los Solicitantes a medida que se mueven a través de las diversas secciones dentro del CAS.
Usa el uniforme proporcionado por GDIT.
Acude con el uniforme limpio y pulcro.
Se adhiere a las normas de seguridad establecidas por el CAS y GDIT.
Esta alerta de cualquier evidencia de fraude e informa estos casos inmediatamente a la administración de GDIT.
Recibe capacitación y adquirir conocimientos en áreas relacionadas con el servicio de información consular según lo considere necesario el TOM u OM.
Opera, asegura y mantiene en buen estado el equipo de cómputo y recursos electrónicos asignados.
Participa en la capacitación trimestral de GDIT Greeter Security & Fraud Prevention.
Otras funciones asignadas por el TOM u OM.

Al trabajar en un OFC, un Greeter/Analista realizará las siguientes tareas:

Captura datos biométricos de los Solicitantes, incluidas 10 huellas dactilares y una imagen digital, utilizando el equipo y el software proporcionados por GDIT.
Actualiza el sistema de seguimiento biométrico después de que cada Solicitante sea atendido
Realiza pruebas diarias de control de calidad de los equipos utilizados para recopilar información biométrica.
Implementa y sigue el proceso establecido de escalamiento en caso de cualquier falla durante la prueba de control de calidad del equipo.
Responde preguntas de rutina de los solicitantes que visitan el OFC de una manera profesional y eficiente.
Procesa diariamente los pasaportes recibidos verificando los pasaportes en el sistema de GDIT, colocándolos en sobres, imprimiendo etiquetas y colocando estas etiquetas en los sobres correspondientes para que los solicitantes los recojan en la OFC o para que los recoja el proveedor de mensajería para que se distribuyan en su red.
Garantiza un alto grado de precisión en el procesamiento y la gestión de pasaportes para evitar la pérdida o el mal manejo de pasaportes.
Entrega los pasaportes a los solicitantes que vienen a la OFC para recoger sus pasaportes.
De acuerdo con las instrucciones proporcionadas por GDIT, verifique la identificación de los Solicitantes que se presenten en la OFC para recoger sus pasaportes y documentos relacionados.
Recibe los pasaportes que dejan los solicitantes y documentos relacionados en la OFC.
De conformidad con las instrucciones proporcionadas por GDIT, prepara los pasaportes y documentos recibidos de los solicitantes en la OFC para su entrega a la Misión.
Administrar el inventario de pasaportes y documentos relacionados en la OFC; bloquear pasaportes y documentos relacionados en cajas fuertes mientras se almacenan para su recogida por los Solicitantes o entrega.
De acuerdo con las instrucciones proporcionadas por GDIT, se comunica con los Solicitantes por teléfono o correo electrónico para recordarles que recojan sus pasaportes en la OFC.
Preparar los pasaportes no recogidos que hayan sido retenidos en la OFC durante 30 días para su entrega de regreso a la Misión siguiendo las instrucciones proporcionadas por GDIT.
Usa el uniforme proporcionado por GDIT.
Acude con el uniforme limpio y pulcro.
Se adhiere a las normas de seguridad establecidas por GDIT.
Esta alerta a cualquier evidencia de fraude e informe estos casos inmediatamente a la administración de GDIT.
Recibe capacitación y adquiere conocimientos en áreas relacionadas con la información consular según lo considere necesario el TOM u OM.
Opera, asegura y mantiene en buen estado el equipo de cómputo y recursos electrónicos asignados
Participar en la capacitación trimestral de GDIT Greeter Security & Fraud Prevention.
Otras funciones asignadas por el TOM u OM.

El personal puede rotarse periódicamente entre diversas funciones y esferas a fin de recibir capacitación cruzada de todas las funciones de apoyo.

Calificaciones de Greeter:
Los recursos propuestos como Greeter/Analysts deben tener las siguientes calificaciones:

Cualificaciones básicas:

• Diploma de bachillerato.
• Experiencia con equipos de cómputo y/o tabletas.
• Experiencia en servicio al cliente al menos 1 año preferido, pero no requerido.
• Apariencia y comportamiento profesional.
• Excelentes habilidades de comunicación.
• Se valorarán los conocimientos del idioma inglés.

• Capacidad para trabajar eficazmente bajo presión y en un entorno cambiante.
• Habilidades analíticas y de resolución de problemas.
• Orientado al servicio al cliente.
• Capacidad para trabajar en equipos grandes.
• Capacidad para trabajar en diversas condiciones climáticas (interior o exterior).