Asistente administrativo

Objetivo del Puesto

Brindar soporte integral en la gestión administrativa, contable y de recepción, garantizando una atención de calidad a clientes internos y externos, el control de presupuestos del área y el apoyo a procesos clave de servicios generales.

Actividades y Funciones Clave

• Gestión Administrativa y Presupuestal:
• Control y gestión del presupuesto asignado al área administrativa.
• Registro de facturas, solicitudes de pago a proveedores, reembolsos y anticipos en sistema administrativo.
• Manejo y control de caja chica.
• Cotización y requisición de papelería, insumos y servicios de mantenimiento.
• Facturación e Impuestos:
• Conocimientos sólidos en facturación electrónica y desglose de impuestos.
• Cumplimiento de obligaciones fiscales básicas.
• Carga y contabilización de archivos XML e integración en sistemas contables (Contpaq/sistemas internos).
• Apoyo a Capital Humano:
• Soporte en la gestión de contratos para personal temporal y/o posiciones operativas.
• Control y seguimiento de documentación o incidencias del personal.
• Recepción y Atención al Cliente:
• Atención personalizada y servicio a clientes internos y externos.
• Operación de conmutador, contestar y canalizar llamadas de manera oportuna.
• Coordinación constante con la caseta de vigilancia para la confirmación de citas e ingresos de visitantes.
• Recepción y envío de correspondencia / paquetería.

Habilidades y Competencias Requeridas

Habilidades Personales y Mapeo de Competencias:

• Orientación al Servicio y Atención al Cliente: Alta empatía y amabilidad en la interacción con visitantes y colaboradores.
• Comunicación Asertiva y Escucha Activa: Habilidad para transmitir ideas de forma clara, redactar adecuadamente y canalizar requerimientos de manera correcta.
• Apego a Normas y Lineamientos: Rigor y cuidado en el seguimiento de políticas institucionales.
• Organización y Administración de Recursos: Capacidad para priorizar tareas, optimizar insumos y mantener un control riguroso de expedientes y presupuestos.
• Proactividad y Capacidad de Respuesta: Iniciativa para resolver contratiempos del día a día (mantenimiento, citas, suministros).
• Trabajo en Equipo y Negociación: Excelente coordinación interpersonal con proveedores, personal interno y caseta de vigilancia.

Requisitos y Conocimientos Técnicos

• Experiencia: 2 años en actividades administrativas, manejo de conmutador y facturación.
• Excelente presentación
• Conocimientos técnicos:
• Manejo de sistemas administrativos o contables (deseable Contpaqi).
• Facturación electrónica (CFDI) y desglose de impuestos.
• Paquetería Office (Excel nivel intermedio/avanzado).
• Excelente ortografía y redacción.