Recepcionista Administrativo

RECEPCIONISTA ADMINISTRATIVA

Importante empresa se encuentra en búsqueda de una Recepcionista Administrativa, responsable de brindar atención y soporte administrativo mediante la adecuada ejecución de procesos, protocolos y actividades de recepción, asegurando una atención eficiente a colaboradores, visitantes y proveedores, así como el correcto funcionamiento de los servicios administrativos de la oficina corporativa.

INDISPENSABLE TENER CONOCIMIENTOS SOBRE GESTIÓN DE VIÁTICOS

Responsabilidades Principales:

• Recibir, atender y canalizar de manera cordial y profesional a visitantes, proveedores, candidatos y colaboradores, asegurando el cumplimiento de los procedimientos de acceso, recepción y atención establecidos.
• Gestionar el conmutador y los canales de comunicación asignados, canalizando llamadas, mensajes, solicitudes y notificaciones a las áreas correspondientes.
• Coordinar la recepción, clasificación, distribución y control de correspondencia, mensajería, paquetería, documentación interna y externa, así como la entrega y recepción de documentos entre áreas y usuarios.
• Mantener actualizados registros administrativos, directorios, bitácoras, controles documentales y demás información relacionada con la operación de recepción.
• Brindar soporte administrativo a las diferentes áreas mediante la elaboración, captura, organización, resguardo y seguimiento de información y documentación.
• Gestionar las solicitudes y el abastecimiento de papelería, insumos de cafetería, artículos de oficina y material de limpieza, manteniendo controles básicos de inventario y dando seguimiento a las necesidades de reposición.
• Apoyar en la organización logística de reuniones, eventos corporativos y actividades institucionales conforme a los requerimientos de la operación.
• Dar seguimiento a requerimientos administrativos, adquisiciones y servicios proporcionados por proveedores, notificando incidencias y apoyando en la actualización de convenios y condiciones de servicio.
• Gestionar reservaciones de vuelos, hospedaje y transporte terrestre, así como dar seguimiento a modificaciones, cancelaciones y requerimientos relacionados con viajes corporativos.
• Integrar, revisar y dar seguimiento a la documentación soporte para solicitudes de viáticos, comprobaciones de gastos y facturación relacionada con viajes, servicios corporativos y gastos administrativos.
• Elaborar reportes, controles, estadísticas y documentación administrativa requerida para la adecuada operación y funcionamiento del área.
• Mantener el área de recepción en condiciones óptimas de orden, presentación y funcionamiento, promoviendo una imagen profesional de la organización.
• Asegurar el cumplimiento con las políticas, procedimientos, lineamientos internos y disposiciones de seguridad establecidas en la operación de esta posición.

Perfil Requerido:

Formación

• Escolaridad: Carrera técnica, TSU o Licenciatura en Administración, Turismo, Gestión Empresarial, Contabilidad o afín.

Experiencia: Mínimo de 3 a 5 años como Recepcionista, Recepcionista Administrativa o Asistente Administrativa.

Conocimientos indispensables:

• Reservación y gestión de vuelos nacionales e internacionales.
• Reservación y administración de hospedajes corporativos.
• Coordinación de transportación ejecutiva y logística de viajes.
• Solicitud, control y comprobación de viáticos.
• Facturación electrónica y validación de comprobantes fiscales.
• Control documental y archivo administrativo.
• Atención telefónica y presencial.
• Administración de proveedores de servicios de viaje.
• Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint).
• Outlook y Teams.
• Elaboración de reportes administrativos.
• Servicio al cliente interno.

Ofrecemos:

• Prestaciones de Ley.
• Trabajo de Lunes a viernes.
• IMSS al 100% desde el primer día.
• Ubicación: Uptown Juriquilla.

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