Asistente Capturista de Administración y Adquisiciones / Administrative and Procurement Assistant (Temporal)

Somos una comunidad de 1,400 acres, desarrollada por Ohana Real Estate Investors, que recibe el nombre de Twin Dolphin en honor a la rica historia del icónico Hotel Twin Dolphin. El plan maestro incluye Maravilla, un desarrollo residencial privado orientado a la integración familiar; Twin Dolphin Club, un campo de golf de 19 hoyos diseñado por Fred Couples y Todd Eckenrode de Origins Golf Design; y Montage Los Cabos, un resort de lujo con 52 residencias y 122 habitaciones, el primero de la marca en México y único en la región de Los Cabos. El acceso es exclusivo para propietarios e invitados.

El enfoque de Ohana para el desarrollo de este plan maestro se centra en la creación de beneficios sostenibles para propietarios, colaboradores y el entorno que nos rodea.

Misión del Puesto:

Brindar soporte administrativo y operativo al área de Finanzas y Diseño de Interiores mediante el registro, control y seguimiento de compras, facturación, entradas de mercancía, documentación financiera y reportes administrativos, garantizando información precisa y oportuna para la toma de decisiones y el cumplimiento de los procesos internos de la organización.

Responsabilidades Clave

• Registrar entradas de mercancía, compras directas y contrataciones de servicios en el sistema Studio Designer.

• Revisar, organizar y controlar la documentación financiera y administrativa relacionada con los proyectos de Diseño de Interiores.

• Apoyar en la elaboración de facturación, complementos de pago, conciliaciones e integración de información financiera.

• Verificar que las facturas de proveedores cumplan con los requisitos fiscales correspondientes para su correcto procesamiento.

• Generar reportes administrativos, financieros y de seguimiento para las áreas de Diseño de Interiores y Finanzas.

• Dar seguimiento a compras, órdenes de compra, cuentas por pagar y requerimientos de información de proyectos.

• Brindar apoyo administrativo al equipo de Finanzas, Diseño de Interiores y compañías relacionadas, asegurando una atención eficaz a clientes internos y externos.

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Twin Dolphin is a 1,400-acre master-planned community developed by Ohana Real Estate Investors and named in honor of the rich history of the iconic Twin Dolphin Hotel. The master plan includes Maravilla, a private residential community designed around family living; Twin Dolphin Club, a 19-hole golf course designed by renowned golfer Fred Couples in collaboration with Todd Eckenrode of Origins Golf Design; and Montage Los Cabos, a luxury resort featuring 52 residences and 122 guest rooms, the first Montage Resort in Mexico and the only one in the Los Cabos region. Access is exclusive to homeowners and invited guests.

Ohana’s approach to development is centered on creating sustainable value for homeowners, team members, and the surrounding environment.

Position Objective:

Provide administrative and operational support to the Finance and Interior Design departments through the accurate recording, tracking, and management of purchases, merchandise receipts, invoicing, financial documentation, and project-related information. This role ensures timely and reliable data that supports effective decision-making and compliance with organizational processes.

Key Responsibilities

• Record merchandise receipts, direct purchases, and service procurements in Studio Designer.

• Review, organize, and maintain financial and administrative documentation related to Interior Design projects.

• Support invoicing processes, payment complements, account reconciliations, and financial reporting activities.

• Verify vendor invoices to ensure compliance with applicable tax and accounting requirements.

• Generate administrative and financial reports for the Interior Design and Finance teams.

• Monitor purchase orders, accounts payable activities, and project-related financial information.

• Provide administrative support to the Finance team, Interior Design department, and related companies while maintaining excellent internal and external customer service.

• Licenciatura en Contabilidad, Administración de Empresas o carrera afín.

• Experiencia mínima de 2 años en áreas contables, administrativas, financieras o de compras.

• Inglés intermedio.

• Conocimientos en facturación, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, control documental y procesos administrativos.

• Manejo intermedio o avanzado de Microsoft Excel y paquetería Microsoft Office.

• Habilidad para trabajar con sistemas administrativos o contables y alto nivel de organización y atención al detalle.

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• Bachelor’s degree in Accounting, Business Administration, Finance, or a related field.

• Minimum of 2 years of experience in accounting, finance, administration, procurement, or related areas.

• Intermediate English proficiency.

• Knowledge of invoicing, accounts payable, accounts receivable, document control, and administrative processes.

• Intermediate to advanced Microsoft Excel skills and proficiency in Microsoft Office applications.

• Strong organizational skills, attention to detail, and experience working with accounting or administrative systems.