Facilities Services Analyst

El Rol

• Realizar funciones relacionadas con la recepción/conmutador, incluyendo atención de llamadas y visitas.

• Proporcionar soporte en las reuniones, ej. asegurarse de que los espacios para reuniones estén abastecidos y ordenados, organizar servicios de alimentos y proporcionar equipos especiales.

• Coordinación de Servicios de mensajería.

• Supervisar suministros de oficina y niveles de existencias. Realizar pedidos y mantener controles adecuados.

• Con base del programa anual de mantenimiento, coordinar visitas de proveedores en cada oficina y validar con evidencias el trabajo realizado para gestionar los pagos correspondientes

• Monitorear el E-mail box de Facilities Services dando respuesta oportuna a los requerimientos de nuestros clientes internos.

• Apoyo con mantener la limpieza y orden de los espacios de trabajo; asegurando que los equipos estén en buen estado

• Trabajar en conjunto con las administraciones de los edificios para mantener áreas comunes en perfecto estado y limpieza

• Brindar soporte a las estrategias de Real Estate tales como, reubicación de oficinas, donaciones de equipo, etc.

• Mantener actualizados los Procedimientos de Emergencia y el programa de Seguridad y Salud Operacional; ayudar con las pruebas, registros y registros del Sistema de notificación de emergencia

• Asistir con la incorporación de nuevos colegas, proporcionando tarjetas de acceso, orientación sobre servicios, etc.

• Proporcionar a colegas las herramientas de trabajo para actividades remotas tales como: monitor, ratón, teclado, etc.

• Apoyo con la gestión de los archivos de las líneas de negocio, ej. Destrucción de información confidencial, relación con el proveedor de administración de archivos.

• Desempeñar cualquier otra actividad del área de Facilities Services asignada por el Líder de dicha área.

• Actividades 100% en la oficina

Los Requerimientos

• Habilidades excepcionales de servicio al cliente

• Fuertes habilidades interpersonales y la capacidad de tratar profesionalmente con clientes, proveedores y colegas ya sea por teléfono y en persona

• Capacidad para adaptarse a diferentes personas, situaciones y prioridades cambiantes con entusiasmo y flexibilidad al igual que demostrar un apropiado sentido de urgencia

• Fuertes habilidades organizativas, con capacidad comprobable para realizar múltiples tareas y priorizar de manera efectiva

• Gran enfoque al detalle y precisión al trabajo

• Habilidad para gestionar el tiempo de manera efectiva

• Habilidad para comunicarse abierta y efectivamente tanto verbalmente como por escrito en inglés comercial estándar y en el idioma local

• Conocimiento medio de Microsoft Office

• 2+ años de experiencia en un entorno de oficina profesional proporcionando soporte general de oficina y/o instalaciones

Igualdad de oportunidades en el empleo